Wie ein Projektleiter mit Agree für klare Teamentscheidungen sorgt
Beauftragt von der Stadt Zürich, war Mirko Fischli für die Leitung eines Digitalisierungsprojektes mit dem «Nähwerk» verantwortlich. Das «Nähwerk» fertigt textile Produkte aller Art in Serienproduktion: vom Zuschnitt über das Bügeln und Nähen bis hin zur Verpackung.
Das Ziel des Projektes war es, einen digitalen Prototypen zu entwickeln, der Fehler in der Produktion verhindert und die Arbeitsprozesse effizienter macht. Methodisch hat sich das Team auf Design Thinking gestützt, womit iterativ gearbeitet wird und dadurch regelmässig Entscheidungen anstehen, wie es weitergehen soll.
Um solche Entscheidungen mit dem Team effizient und asynchron zu treffen, hat Mirko Fischli Agree genutzt. Folgende Entscheidungen wurden mit Agree getroffen:
- Problemdefinition: Sind alle mit der Definition des eigentlichen Problems einverstanden, um basierend darauf Ideen zu entwickeln?
- Lösungsansätze: Welche drei der sechs entwickelten Ideen wollen wir als Low-Fidelity Prototypen testen?
- Freigabe des finalen Prototypen: Welchen der Prototypen wollen wir umsetzen?
Über die Grundlagen des Projekt entscheiden – als Team
Für die Problemdefinition hat das Team verschiedene Probleme evaluiert — und dann Agree genutzt, um gemeinsam zu Entscheiden, auf welches fokussiert werden soll.
«Agree schon zu Beginn zu benutzen, stellte sich als ein doppelt kluges Vorgehen heraus», erzählt Mirko Fischli und erklärt, wie oft Projekte daran scheitern, dass Unklarheit über die Problemdefinition herrscht.
«Ein frühes, etwas formelleres «Go!» von allen abzuholen, sichert nicht nur ein effizientes Vorgehen ab, sondern formt auch das Team.»
Wichtige Stakeholder äussern sich selten explizit zu Beginn und warten ab, bis sie sich im Projekt eingelebt haben. Erst bei den Zwischenpräsentationen von Lösungen kommen dann die ersten Einwände. Das ist ärgerlich, denn wertvolle Zeit geht verloren, wenn die Problemdefinition im Nachhinein nochmals geändert werden muss. «Ein frühes, etwas formelleres «Go!» von allen abzuholen, sichert nicht nur ein effizientes Vorgehen ab, sondern formt auch das Team.» führt Fischli aus. Bei frisch zusammengewürfelten Projektteams muss schnell Vertrauen aufgebaut und Gemeinsamkeiten gefunden werden. Entsprechend nützlich sind solche Quick Wins im Projektvorgehen, um Mitverantwortlichkeit zu fördern.
Gemeinsam aus 6 Ideen die Beste auswählen
Jede mitentscheidende Person konnte mit Agree die Lösungsansätze zum frei gewählten Zeitpunkt und im eigenen Tempo priorisieren.
Zum zweiten Mal wurde Agree als Tool zugezogen, um die Vielzahl der Lösungsideen nach einer redaktionellen Vorarbeit auf drei zu reduzieren. Das wurde mit dem Entscheidungstypen Voting gemacht. Ein wesentlicher Vorteil gegenüber physischen Workshops zur Priorisierung von Lösungen, ist die individuelle Denkzeit: Jede mitentscheidende Person konnte mit Agree die Lösungsansätze zum frei gewählten Zeitpunkt und im eigenen Tempo priorisieren.
Welcher Prototyp soll weiterverfolgt werden?
Zum dritten Mal wurde Agree benutzt, um aus drei Prototypen einen auszuwählen, der weiterentwickelt werden soll. Hierzu wurde nochmals der Entscheidungstyp Voting eingesetzt. Fischli hat die Prototypen sorgfältig beschrieben und vorbereitet, so dass alle eine gute Entscheidungsgrundlage hatten.
Heute ist das Projekt abgeschlossen. Mirko Fischli betont, dass sich der Einsatz von Agree gelohnt hat. Wesentliche Vorteile von Agree gegenüber Teams, Slack, Miro oder E-Mail sieht er in der Dezidiertheit des Tools: Es geht bei Agree um nichts anderes als um Entscheidungen. Das wird allen Teammitgliedern sofort klar, wenn ein Entscheidungsanfrage im Postfach landet. Zudem kann - sollte es unterwegs Unklarheiten geben - immer auf die getroffenen Entscheide Bezug genommen werden. «Agree ist eine Art Entscheidungslogbuch für Teams» meint Mirko Fischli.
«Agree ist eine Art Entscheidungslogbuch für Teams» meint Mirko Fischli.